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Sistema de Gestão Antissuborno e Compliance

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1 – Princípios organizacionais

O cartório tem como missão “Prestar um serviço humanizado, com qualidade e segurança dos registros, concretizando sonhos.”

Essa missão está pautada nos valores:

Segurança, excelência, ética, conhecimento e comprometimento.

  

2 – Comprometimento com o sistema de gestão antissuborno e compliance

O 1º Ofício está comprometido, não só em atender aos requisitos legais e normas aplicáveis ao segmento, mas também em adotar padrões de integridade e ética em todas as suas ações e atividades, buscando combater e evitar todas as formas de suborno, corrupção e fraude. 

  

3 – Política de antissuborno e compliance

Implantar políticas de antissuborno e de compliance, para garantir que sejam observados todos os critérios legais e normativos na prática de atos de registros, averbações e emissão de certidões, agindo com imparcialidade, honestidade, respeito, integridade e transparência em todas suas ações e relações.

  

4 – Postura organizacional

A alta direção, colaboradores, parceiros, fornecedores ou qualquer pessoa ou instituição que represente ou atue em nome do cartório, deverão observar os padrões estabelecidos por esta instituição com relação ao antissuborno e compliance. 

Os colaboradores devem realizar todas as suas atividades, atos e serviços, alinhados aos princípios legais, agindo de boa-fé; sendo vedada a obtenção de qualquer tipo de vantagem indevida, sempre primando pelo sigilo, postura profissional, adequada com os valores institucionais, e conservação do patrimônio material.

  

5 – Repúdio à discriminação e ao assédio moral

Os colaboradores são contratados sem restrições de sexo, raça, credo, religião ou outras formas de discriminação. Em nenhuma hipótese a empresa admitirá que alguém se faça valer de uma condição profissional privilegiada, que abuse de seu poder, insistindo junto a outrem para obter alguma vantagem ou benefício pessoal. 

No processo de recrutamento e seleção é realizada a due diligence, com intuito de maior assertividade no processo de contratação.

Não se aceita no cartório nenhum tipo de discriminação, seja ela social, racial, sexual ou religiosa, tampouco situações que configurem assédio moral.

  

6 – Repúdio ao trabalho escravo, forçado e ou infantil

O cartório, em observância às leis trabalhistas, repudia:

  • a contratação ou utilização de colaboradores sem o registro adequado de trabalho e sem observância às normas de saúde e segurança do trabalho; 
  • a utilização de mão de obra infantil, o trabalho degradante ou forçado, inclusive com relação aos seus fornecedores.

  

7 – Presentes, hospitalidades, doações e benefícios similares

É vedado aceitar presentes, serviços, favores ou qualquer outra vantagem pessoal, de agentes públicos ou particulares, para praticar, omitir, retardar ou influenciar ato de ofício.

Em situações excepcionais, ditadas em razão de protocolo, cortesia ou outra circunstância legítima que o justifique, poderão ser tolerados brindes, alimentos, presentes, hospitalidade ou qualquer outra coisa lícita, comunicando ao superior e observando as regras estabelecidas, fazendo o devido registro.

  

8 – Doações beneficentes e contribuições políticas

As contribuições e doações para fins filantrópicos ou beneficentes devem ser previamente aprovadas ou fazerem parte de projetos sociais do cartório. 

Toda solicitação de contribuição ou doação beneficente será feita por escrito e exigirá a aprovação prévia da Alta direção. 

O cartório levanta as informações a respeito da entidade beneficiada, seu registro regular nos termos da lei, sua idoneidade e os riscos associados à contribuição ou doação. 

As doações políticas serão permitidas de acordo com a legislação vigente, em observância aos princípios éticos estabelecidos pelo cartório.

  

9 – Dos tratamentos das questões éticas

Para tratamento dos desvios de comportamento ético, o cartório classificou as infrações em três modalidades, de acordo com a gravidade e impacto na imagem da organização, sendo: infração leve, infração moderada e infração grave. As penalidades que poderão ser aplicadas são: 

  • Advertência verbal;
  • Advertência escrita;
  • Suspensão;
  • Demissão.

Tais penalidades serão aplicadas independentemente da ordem de gradação, conforme a gravidade do fato, o histórico do colaborador e os reflexos na equipe.

  

10 – Contratação de terceiros e due diligence

O cartório mantém relações somente com terceiros idôneos, com qualificação técnica adequada, de notória reputação e/ou que adotem políticas de antissuborno, anticorrupção e antifraude.

Como prática o cartório faz a due diligence dos fornecedores e parceiros, e sendo que o responsável pela contratação ou pela avaliação do fornecedor deverá acompanhar as atividades do terceiro, atentando sempre para eventuais sinais de alerta ou de risco de violação às leis.

  

11 – Registros financeiros

As leis exigem a contabilização de todos os pagamentos feitos pelo cartório, além de sua documentação, uma vez que sua falha pode gerar oportunidade para fraudes e desvios, além de acarretar responsabilidade civil e administrativa, por indicar conduta e descontrole que, por si só, violam as leis. 

Da mesma forma, os terceiros são orientados a assegurar que todas as transações ou operações, que estejam de qualquer forma relacionadas ao cartório, sejam claramente documentadas, com a descrição correta e completa das despesas, além da necessidade de que sejam corretamente aprovadas. 

O cartório estabelece e mantém controles internos garantindo que: 

  1. Todas as despesas e atividades envolvendo pagamentos sejam aprovadas de acordo com procedimentos estabelecidos pelo cartório;
  2. Todas as operações estejam registradas de maneira a permitir a elaboração das demonstrações financeiras de acordo com os princípios contábeis tecnicamente aceitos. 

  

12 – Confidencialidade e segurança da informação

A organização adota procedimentos rígidos com relação ao envio e recebimento de documentos, seja por meio eletrônico, seja de forma impressa ou verbal. As informações são, em regra, tratadas como confidenciais e armazenadas sem alterações ou ajustes.  

Cada colaborador terá autorização para acesso a arquivos e informações relacionados a suas atividades. Acesso a outros documentos e arquivos dependem de autorização expressa do responsável da área detentora da informação.

A fim de que seus colaboradores possam desempenhar suas funções, o cartório disponibiliza endereços de e-mail, computadores, sistema de rede para arquivo de documentos, acesso à internet e intranet. O uso dessas ferramentas deve obedecer às normas previstas na Normativa Interna. 

O controle da informação transmitida através dessas ferramentas é essencial para o desempenho das atividades. Por essa razão, as regras específicas sobre a segurança da informação requerem atenção especial, pois visam a proteção das informações de clientes, do próprio cartório e de seus colaboradores, evitando o risco de revelação ou alteração por pessoas não autorizadas. 

Os sistemas de e-mail, bem como outros dispositivos de comunicação fornecidos, são de propriedade do cartório e podem ser monitorados.

  

13 – Sistema de tecnologia e informação

O uso da internet nos equipamentos é exclusivo para assuntos de interesse do cartório/ serviço e devem seguir as políticas e os valores estabelecidos pela organização. É proibido usá-la para salas de bate papo, e-mails particulares, chats on-line e redes sociais, baixar arquivos ou programas, músicas, fotos, etc., de cunho pessoal. Entre outras restrições, são proibidas: 

  • Mensagens que violam regras de nossas políticas, como a oferta ou convites à participação de atividades ilegais;
  • Declarações que, se feitas em quaisquer outros meios de comunicação, violariam qualquer ponto de nossas políticas, incluindo as políticas contra abuso ou discriminação e a má utilização de informações confidenciais.

  

14 – Conflito de interesses 

O cartório, na busca do gerenciamento eficaz do desempenho da organização e do comportamento ético, empenha esforços para inibir a prática de atos que possibilitem a ocorrência de suborno, fraude ou corrupção, dentre eles o conflito de interesses. 


O colaborador que, no uso de suas atribuições, se defrontar com situação que possa configurar conflito de interesses estará obrigado a reportar a situação ao superior imediato.

  

 15 – Conscientização e treinamento 

O cartório mantém um programa de conscientização antissuborno e compliance para seus colaboradores, ministrando treinamento periódico ou sempre que necessário, para a disseminação da Normativa Interna e da Diretriz Compliance, anticorrupção e antissuborno, verificando ainda a aderência dos colaboradores quanto às disposições de tais instrumentos.

  

16 – Violações ao código de ética e às políticas do sistema de gestão antissuborno e compliance

A aderência ao código de ética e as políticas é uma cláusula e condição do vínculo empregatício ou profissional do colaborador do cartório. Os colaboradores devem estar cientes de que as violações serão tratadas com seriedade e estarão sujeitas às ações disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis.

  

17 – Canal de denúncias 

Para coibir e combater a prática e a ocultação de atos de corrupção, fraudes, lavagem de dinheiro, discriminação, desvios de conduta e outras práticas criminosas, o cartório disponibiliza em seu site o “Canal de Denúncias” (www.1ribh.com.br), acessível a qualquer cidadão, inclusive aos colaboradores, para o encaminhamento de informações que possam auxiliar nesse sentido, com garantia de seu anonimato e de independência nas apurações.

O colaborador deve comunicar, respondendo por sua omissão, qualquer conduta ilegal, conhecida ou suspeita, por parte de qualquer um dos clientes, fornecedores, consultores, funcionários contratados ou temporários, parceiros comerciais ou agentes, que viole os princípios básicos. 

Denúncias e manifestações por parte de colaboradores que tenham conhecimento de violações aos códigos de conduta e ética, às políticas e normas, bem como quaisquer informações acerca de eventual descumprimento de dispositivos legais e de procedimentos internos, podem ser realizadas também através da caixa de sugestão on-line preservando a identidade do denunciante.

O cartório garante que não ocorrerá, nem será tolerada, retaliação contra quem de boa-fé realizar qualquer denúncia ou levantar suspeitas de violação, ou de qualquer outra forma traga ao conhecimento uma situação que possa configurar violação às regras deste documento, políticas ou normas internas da organização ou que mereça ser apurada ou analisada.

TODOS JUNTOS NA LUTA CONTRA O CORONAVIRUS (COVID 19)
1 – Para evitar a disseminação do Coronavírus e atendendo as orientações das autoridades de saúde, o atendimento presencial nos cartórios até o dia 12/04/2020 será por agendamento, nos casos urgentes, conforme determinado pela Portaria Conjunta nº 955/PR/2020;

2 – Durante este período atenderemos plenamente através da Central Eletrônica de Registro de Imóveis (CRI-MG) em: www.crimg.com.br;

3 – Através da Central Eletrônica você pode visualizar matrícula de imóvel, pedir certidões e fazer solicitações de registro e/ou averbações. Para saber como se cadastrar na CRI-MG e solicitar seus serviços, foram disponibilizados tutoriais em nosso site: clique aqui para ter acesso.

4 – Todos os novos pedidos de certidão ou registro devem ser feitos pela CRI. Daremos um andamento mais rápido para Cédulas de crédito, contratos de financiamento bancário e outros de liberação de crédito. Excepcionalmente, os documentos podem ser enviados  através dos correios, lembre-se de enviar seus contatos de telefone e e-mail para comunicação. Entretanto, os serviços enviados pelos correios podem sofrer atrasos em razão da regularidade ou não da entrega de correspondências, por isso recomendamos, fortemente, o uso da Central.  

5 - As certidões e protocolos de registro realizados fisicamente até 18/03/2020 (concluídos ou em exigência) estarão disponíveis para retirada mediante prévio agendamento ou por envio pelos correios, ou reapresentação na sede da Serventia, também mediante prévio agendamento.

6 - Para agendamento,  dúvidas e/ou obter orientações, entre em contato através de um dos canais de comunicação: site: www.1ribh.com.br, e-mail: cartorio@1ribh.com.br, tel.: (31) 3207-6400 e WhatsApp: (31) 3207-6400.

Acreditamos que dar o exemplo é prova do nosso compromisso e estamos à disposição em nossos canais de comunicação eletrônicos para auxiliá-los da melhor maneira possível.